De spelregels tussen jou en je klant
Algemene voorwaarden zijn ervoor om aan de partijen waar je zaken mee doet vooraf de spelregels kenbaar te maken. Bijna iedere ondernemer stuurt zijn spelregels al vooraf mee met de offerte, met als doel wanneer de klant opdracht geeft, deze spelregels van toepassing te laten zijn op de afgesloten overeenkomst. Een overeenkomst kan dus gewoon het ondertekenen van een offerte zijn waar de spelregels, dus de algemene voorwaarden, dan onderdeel vanuit maken.
Stuur altijd de voorwaarden mee met de offerte, want dan is alles direct helder. Als voorwaarden ontbreken, dan gelden altijd de voorwaarden van de tegenpartij. Ook bij een niet zakelijke klant trek je als ondernemer zonder voorwaarden vaak aan het kortste eind. Hierbij een paar tips hoe je eenvoudig en goed de spelregels tussen jou en je klant kan regelen.
De spelregels binnen het wettelijk kader
Je spelregels opstellen is feitelijk heel eenvoudig. Je schrijft op wat je van je klant verlangt en wat je klant van jou mag verlangen. Dit kunnen onderwerpen zijn zoals betalingstermijnen, eigendomsrechten, garanties, enz., maar ook de gevolgen c.q. sancties die je daarop stelt. Alles wat je op papier zet moet wel binnen de wet vallen en zoals de wet dat dus voorschrijft. Je mag dus nooit spelregels anders bepalen dan dat de wet voorschrijft.
Algemene voorwaarden door de branchevereniging
De ondernemer is over het algemeen geen jurist, dus verlangt niemand dat jij je eigen algemene voorwaarden opstelt. Deze rol wordt vaak ingevuld door een branchevereniging die mensen in dienst heeft of adviseurs heeft ingehuurd om binnen het wettelijke kader de specifiek voor bepaalde branches voorwaarden op te stellen die goed gebruikt kunnen worden door de bedrijven die bij de brancheorganisatie zijn aangesloten.
Een gevaar daarbij is dat niet jij maar iemand anders voor jou de spelregels heeft bepaald. Jij hebt niet alleen dezelfde spelregels als je directe concurrent, maar ook zaken die overbodig zijn voor specifiek jouw situatie als ondernemer of juist zaken die je specifiek wilt regelen en niet in de algemene voorwaarden voorkomen.
Algemene voorwaarden laten opstellen
Om algemene voorwaarden specifiek van toepassing op jouw bedrijf te laten zijn, dan kan je deze het beste laten opstellen door een jurist. Wel is belangrijk om goed voorbereid te zijn op wat je als spelregels wilt gaan opstellen, want als je advocaat dat zelf moet gaan bedenken dan worden het dure algemene voorwaarden….
Ons advies is dan ook om onderstaande regels op papier te zetten vooradat je algemene voorwaarden laat opstellen;
- Stel vast wat je belangrijk vindt om te regelen in de overeenkomst tussen jou en de klant.
- Pak een set voorwaarden van een branchevereniging die veel lijkt op de werkzaamheden/diensten die jij ook levert
- Vul deze voorwaarden aan met zaken die jij specifiek wilt regelen en streep weg wat je echt onzin vindt.
- Wijzig de artikelen die overblijven met specifiek de bedragen/termijnen die jij reëel acht.
- Loop nogmaals door de tekst heen en alle juridische taal die wordt gebruikt die je niet 100% duidelijk is of die je (potentiele) klant niet begrijpt ga dat herschrijven naar normaal Nederlands begrijpelijke spreek/schrijftaal.
- Ga met deze concept voorwaarden naar een jurist en laat deze checken t.o.v. wetboek.
Als je het op deze wijze regelt heb je voor niet al teveel geld een prima set algemene voorwaarden ontwikkeld.
Keep it short and simple
Voor diegene die een sport ervan willen maken om de algemene voorwaarden om te bouwen naar een afsprakenlijst met je klant op 1 A4 in een vriendelijke en klantvriendelijke taal, dan kan je ook gewoon 10 heldere afspraken formuleren op basis van de artikelen uit de algemene voorwaarden. Uiteindelijk kan je de algemene voorwaarden vervangen voor dit A4-tje, want er staat uiteindelijk hetzelfde op. De klant begrijpt het, en jezelf ook…. Want welke ondernemer (en eventueel personeel) weet wat er in zijn algemene voorwaarden (precies) staat, laat staan dat je van de klant verwacht dat hij dat heeft gelezen en heeft begrepen ;-)
CannonBill heeft daarom ook gewoon 10 heldere afspraken met haar klanten en we doen niet moeilijk, zowel wij als de klant begrijpen precies wat de spelregels c.q. de voorwaarden zijn…
Gedeponeerde voorwaarden
Vaak zie je in algemene voorwaarden dat deze gedeponeerd zijn bij de Kamer van Koophandel. Dit wil niets anders zeggen dan dat de algemene voorwaarden vastgelegd zijn en je kunt verwijzen vanuit elk document of website naar deze voorwaarden, waardoor deze eenduidig zijn. De voorwaarden zijn dan niet via de KvK website in te zien, maar je geeft wel te kennen dat deze niet zomaar aangepast kunnen worden, waardoor bij het opvragen ervan dezelfde voorwaarden gelden als dat jij naar hebt verwezen op bijvoorbeeld je website.
Er zit een groot voordeel en nadeel aan gedeponeerde voorwaarden. Het voordeel is zoals hierboven genoemd dat je kunt verwijzen naar 1 plaats waar deze zijn de downloaden of in te zien, waardoor je bij je offerte niet opeens heel veel extra pagina’s hoeft te hebben. Het nadeel is dat je ze niet zomaar kunt wijzigen.
Pas de juiste spelregels op het juiste moment toe!
Gedeponeerde voorwaarden gebruiken is helemaal niet verplicht, dus als je eronder uit kunt, dan kan je beter ervoor zorgen dat je de flexibiliteit erin houdt.
Er zijn 2 eenvoudige oplossingen om makkelijk algemene voorwaarden te kunnen wijzigen;
- Maak versies, zorg dat je altijd naar een versienummer verwijst in je offerte die op een bepaalde website is op te vragen of is te downloaden. Wel is het dan zo dat ook de oude voorwaarden of specifieke voorwaarden voor een andere- of aanvullende dienst (zoals bijvoorbeeld polisvoorwaarden bij autoverzekeringen) “ook” worden vernoemd.
- Stuur automatisch bij elke offerte de bijbehorende voorwaarden mee, die op dat moment gelden voor die specifieke situatie.
Wij zijn groot voorstander van optie 2, je kan altijd je algemene voorwaarden wijzigen op het moment dat jou dat uitkomt, terwijl een eerdere overeenkomst, vervallen voorwaarden heeft, die specifiek golden voor dat project. Zo ben je flexibel en in combinatie met onze eerder tip, is dit heel leesbaar te maken en hoeft het ook (meestal) niet meer te zijn dan maar 1 A4-tje.
Algemene voorwaarden ook voor je leverancier?
Ja dat kan, je kan je algemene voorwaarden zo algemeen houden dat het voor zowel je inkoop als je verkoop goed werkt, maar meestal zijn dan de algemene voorwaarden niet eenduidig of je hebt weer last van een dik pak papier en niemand die het leest, laat staan begrijpt….
Maak voor je leveranciers (en onderaannemers) een apart document met spelregels, de algemene inkoopvoorwaarden. Zorg ervoor datje daarnaast voor je klanten, je algemene verkoopvoorwaarden hanteert.
Wanneer je eigen voorwaarden niet meer van toepassing zijn
Wanneer een ander opdracht aan jou geeft, verwerpt deze vaak jou algemene voorwaarden automatisch door te vragen of jij de handtekening onder de opdracht wilt zetten of deze per mail wilt accepteren.
Anders dan een fysieke of digitale orderbevestiging van de opdrachtgever/ aannemer kan het zo zijn dat hij deze in de vorm aanbiedt van een onderaannemerscontract.
Gevolg is dat je hiermee accepteert wat de tegenpartij voor spelregels hanteert. Dit kan erg nadelig voor je zijn, met name het verleggen van aansprakelijkheden, evenals betalingstermijnen en verantwoordelijkheid die je moet nemen niet alleen over het door jezelf afgeleverde werk, maar ook over dat van andere betrokken partijen.
Het kan niet zo zijn dat jij aansprakelijk bent voor uitloop door planning van anderen, eventuele vervolgschade, eventuele boeteclausules en als klap op de vuurpijl dat je later je geld krijgt dan dat jij aan jouw eigen leveranciers moet betalen.
De enige mogelijkheid om je eigen voorwaarden te hanteren is de handtekening van de opdrachtgever/aannemer op jouw offerte te plaatsen of dat je ervoor zorgt dat hij de offerte digitaal bevestigd via de mail.
Op deze wijze hanteer je, je eigen spelregels waarvoor jij als zichzelf respecterende ondernemer zelf je keuzes in hebt gemaakt.
