Zorg dat je factuur duidelijk is

Een factuur is geen offerte, er hoeft geen begeleidende tekst bij, behalve het feit dat de factuurregels kort en bondig zijn beschreven. Een factuurregel hoeft slechts aan een paar standaarden te voldoen. Een duidelijke omschrijving, het aantal, de eenheid, het totaalbedrag en uiteindelijk het BTW tarief. Omschrijf kort en bondig de werkzaamheden of de producten welke je hebt geleverd, tegen welke tarief en uiteindelijk het totaalbedrag.

Verderop in deze pagina kan je meer lezen over de regels waaraan een factuur moet voldoen.

 

Zorg dat de factuur overeenkomt met de afspraak

Een factuur is net als de offerte een omschrijving van producten of diensten waartegenover een bedrag staat. Een factuur zonder offerte is een losstaande levering van diensten en/of producten. Als je iets doet of levert voor je klant, zorg dat het vooraf duidelijk is. Spreek daarom altijd duidelijke tarieven af van tevoren. De tip is dan ook om een proforma factuur te sturen of een regiewerk overeenkomst waar de tarieven al op staan. Een proforma factuur is een nog niet officiële factuur, maar laat al wel zien hoe deze eruit gaat komen te zien. Een andere vorm van een proforma factuur is dan ook een offerte.

Als je een factuur stuurt waar een offerte aan ten grondslag ligt, zorg er dan voor dat de factuur exact dezelfde onderdelen vermeld staan als op de offerte waar een akkoord is gegeven.

Alles wat niet op de offerte stond en je toch in rekening gaat brengen vermeld je op een aparte factuur., een meerwerkfactuur Omschrijf deze factuur als een extra levering of meerwerk verwijs naar de eerder gezonden factuur.

 

Zorg dat het duidelijk is wanneer je betaald wilt krijgen.

Vermeld altijd op je factuur de vervaldatum. Deze datum geeft je klant aan op welke dag zij de factuur aan jou moet voldoen. Meestal voert te de klant de vervaldatum in haar internetbankieren in. Feitelijk houdt dat in dat de betaling vaak gepland staat op de uiterste betaaldatum.

Een andere mogelijkheid is om weer te geven wanneer de factuur betaald moet zijn; …. dagen na factuurdatum. Nadeel hiervan is dat je de klant aan het rekenen zet. Als je snel betaald wilt krijgen, maak het de klant aantrekkelijk om eerder te betalen

 

Sneller geld ontvangen met iDeal

Je kan uiteraard altijd een betalingskorting of een kredietbeperking toepassen. Eigenlijk komt het neer op het feit dat je een korting c.q. een beloning geeft voor het feit dat de klant eerder betaald. Dit is een mogelijkheid, maar kost natuurlijk ook geld.

Een mooiere oplossing is direct een iDeal transactie mee te sturen. Wanneer de klant de factuur in de mail krijgt, krijgt zij ook direct een mogelijkheid om de factuur per direct met iDeal te betalen.

 

Vriendelijk doch dwingend herinneren

Wanneer een klant te laat is met betalen, dan is het aan jou om een herinnering te sturen. Wees daarin consistent, want stuur jij de herinnering (veel) te laat, dan ziet de klant de noodzaak niet echt en hecht aan een herinnering dan ook niet al teveel waarde.

Zorg dat je in het herrinneringstraject niet te weinig en niet te vaak herinnert. Twee keer herinneren en één keer aanmanen moet voldoende zijn om je geld te krijgen. Krijg je het dan als nog niet, dan kan je natuurlijk altijd een incassobureau of deurwaarder inschakelen.

De eerste keer herinneren is vriendelijk. Je wijst de klant op het feit dat er iets per ongeluk mis gegaan kan zijn, of dat de factuur aan de aandacht is ontsnapt. Je geeft dan wel aan dat de factuur een bepaald aantal dagen openstaat evenals de dag waarop die de betaling wel echte uiteindelijk zou willen hebben. Deze periode is korter dan de oorspronkelijke betalingstermijn.

De tweede keer herinneren kan al iets onvriendelijker zijn. De strekking dat je al eerder een factuur hebt gestuurd en daarbij een herinnering mag de klant deze keer weten dat het niet meer op een misverstand berust. Je kan dan aangeven dat ondanks een eerdere herinnering je de klant vriendelijk doch dringend vraag deze te betalen, wil het vriendelijk houden biedt de klant de mogelijkheid om te kunnen reageren op de factuur, waarom de betaling nog niet is gedaan.

In het laatste geval stuur je een aanmaning, ook wel sommering  genoemd. Je geeft middels dit schrijven aan dat je er eigenlijk wel klaar mee bent. Ondanks eerdere herinneringen en de mogelijkheid hierop te reageren, heb je nog steeds niets ontvangen. Geef de laatste datum aan dat de klant nog kan betalen, anders (de dreiging) het ultimatum dat de vordering wordt doorgezet aan een deurwaarder.

 

Om op tijd naar geld te vragen is je goed recht!

Goed management van de herinneringen is erg belangrijk. Zorg dat je de juiste informatie van de klant hebt, voordat je deze ongewild voorgoed kwijt raakt. Het kan namelijk zijn dat de adressering niet juist was, de klant in een situatie zit waarbij er door persoonlijke of organisatorische omstandigheden de factuur niet op de juiste plek of op het verkeerde moment ergens terecht is gekomen. Je zal niet de eerste zijn die aanmaningen verstuurd naar iemand die opgenomen is het ziekenhuis is en de factuur niet heeft (kunnen) ontvangen.

Herinneren is dan ook een traject dat je niet alleen per post of mail kunt afhandelen. Blijf in contact met je klant en zit achter de knoppen als het gaat om het automatisch sturen van herinnering en aanmaningen. Heb begrip voor de situatie van je klant, maar het allerbelangrijkste is dat de klant begrip voor jouw situatie moet hebben, dus is het niets meer dan een kwestie van fatsoen om op tijd te betalen als het werk c.q. product naar behoren is afgeleverd.

Wij geven als tip om altijd een iDeal koppeling mee te sturen als je de mogelijkheid hebt. Op deze manier kan de klant per abuis betalen zonder het wederom te vergeten.

 

Geef het gevolg aan als de klant te laat is met betalen

Het mag de klant best wel een beetje pijn doen als deze niet op tijd betaald. Dit doet namelijk de overheid ook naar jou. Als je een bekeuring te laat betaald of je betaald de fiscus te laat, dan heb je ook te maken met een sanctie. Vaak zie je dat met je energierekening of telefoon, kortom dus heel normaal!

Bereken administratiekosten door als de klant te laat is met betalen. Je kan je natuurlijk afvragen of de klant dat wel leuk vindt…. Leg het goed uit waarom, stel in dat geval geen te korte betaaltermijnen op. Als je dit doet is wel de voorwaarde dat je consistent bent. Het werkt niet als je te laat herinneringen stuurt, terwijl je van de klant verwacht punctueel te zijn.

Geautomatiseerd herinneren, aanmanen en administratiekosten in rekening brengen is wel de oplossing, jij hebt er als onderneming geen werk van, maar laat de klant zien wel correct en consistent te handelen.  Je voedt je klant op en je verdient ook respect. Onze tip is wanneer je administratiekosten in rekening wilt brengen bij een te late betaling je dit wel op de oorspronkelijke factuur vermeld met de hoogte ervan. Wil je het helemaal correct doen, vermeld je de spelregels al op de offerte..

 

Tip:

Je mag wettelijk gezien 8% als ZZPér of als MKBér aan het factuurbedrag toevoegen als de factuur binnen 60 dagen niet betaald is door grootbedrijven (Een grootbedrijf heeft over het algemeen meer dan 50 medewerkers).

 

Ga niet (zomaar) betalingsvoorwaarden van anderen aan.

Veel ondernemers in de bouw- en onderhoudsbranche werken in onderaanneming. Het gevolg is dat de opdrachtgever, in dit geval de aannemer de opdracht aan jou verstrekt waarbij deze partij zijn voorwaarden hanteert. Op deze wijze ga je automatisch akkoord met de betalingsvoorwaarden die de andere partij hanteert, met als gevolg het kan zijn dat je lang op je geld moet wachten.

 

 

Verder moet je factuur nog aan een aantal eisen voldoen;

• Als je met een particulier zaken doet is het verplicht BTW te vermelden op de factuur. In zakelijk verkeer is dit overigens niet verplicht.
• Wel is verplicht de juiste BTW tarieven te vermelden, ook al breng je de BTW niet in rekening.
• Vermeld de juiste benaming en adressering van degene waarmee je zaken doet. Check desnoods bij de KvK om zeker te weten dat je de factuur juist adresseert.
• De datum waarop de factuur is verstuurd c.q. uitgereikt, de factuurdatum
• Vermeld ook de vervaldatum of het aantal dagen wanneer de factuur betaald moet zijn na de factuurdatum.

 

Daarnaast zijn er op het factuursjabloon nog wel een aantal zaken die verplicht zijn;

• Jouw volledige bedrijfsnaam of handelsnaam die bij je inschrijving bij de KvK hoort.
• Je KvK inschrijfnummer
• Je BTW nummer
• Je volledige adres en, indien van toepassing, ook je postbusnummer.
• Altijd een uniek en aaneengesloten volgnummer

Gebruik je CannonWorks, dan wordt dit hele traject automatisch voor je gergeld en hoef je er zelf bijnaa niets meer aan te doen.