Hoe de boekhoudkoppeling werkt

Wanneer je bent ingelogd kan je via het menu (linkerzijde) naar de Account door op het bedrijfslogo te klikken.

1. Wanneer je op Account klikt verschijnt op de pagina diverse keuzes
2. Kies Probeer deze handige Add-on's
3. Daar vind je Koppel met je boekhouding
4. Als je daarop klikt zie je onderstaand scherm en wordt je vanzelf door de stappen heen geholpen:

In de volgende stap kun je vervolgens de koppeling activeren met het door jouw gewenste boekhoudpakket:

1. Klik op het bedrijfslogo
2. Het menu klapt open
3. Klik naast het bedrijfslogo op het inststellingen-icoon
4. Selecteer dan Boekhoudkoppeling bovenin de pagina
5. Controleer daar de grootboekrekeningen, BTW codes en eventuele dagboeken zoals die in jouw boekhoudpakket staan ingesteld.

Je voedt automatisch het boekhoudpakket met gegevens

Je hebt een boekhoudkoppeling nodig om het boekhoudpakket van de benodigde gegevens te voorzien. Voor iedere aangifte of het opmaken van de jaarstukken heb je alle financiële onderbouwingen nodig die maken dat je tot bepaalde cijfers komt. Alles wat in CannonWorks wordt vastgelegd wordt via de boekhoudkoppeling naar het boekhoudpakket geschoten en kan daar verder worden verwerkt. Dit betreffen met name verkoopfacturen, bonnetjes en inkoopfacturen.

Het boekhoudpakket ontvangt alle benodigde data

De persoon die de aangiftes doet is degene die verantwoordelijk is voor de boekhouding. Alles wat via CannonWorks is binnengekomen in het boekhoudpakket kan daar verder worden afgehandeld en uiteindelijk correct in de boekhouding worden verwerkt. Zo heb je naast de boekingen ook alle bewijslast van bonnetjes en facturen op 1 plek bij elkaar.

Bedrijfsvoering door de ondernemer en boekhouden door de boekhouder

CannonWorks en het boekhoudpakket zijn een aanvulling op elkaar. De meeste bedrijven maken gebruik van een boekhouder die dan ook met specifieke boekhoudsoftware werkt. Bedrijven werken met bedrijfssoftware en boekhouders met boekhoudpakketten, om die reden is een naadloze integratie noodzakelijk.

De ondernemer

De ondernemer en/of de mensen in het bedrijf gebruiken de bedrijfssoftware zoals CannonWorks om hun werk mee te kunnen doen. In feite gebruik je maar 1 softwarepakket als ondernemer om alles mee te regelen in je dagelijkse bedrijfsprocessen, dat wordt ook wel een ERP-systeem genoemd, wat CannonWorks in feite dan ook is.

De boekhouder of accountant

De boekhouder of accountant die werkt in haar/zijn eigen 'vertrouwde' boekhoudsoftware en dat moet ook zo blijven. Vandaar dat CannonWorks ervoor zorgt dat de boekhouder automatisch de benodigde gegevens ontvangt via de koppeling tussen beide programma's.

CannonWorks houdt alles van je projecten en jouw klanten bij

CannonWorks is het digitale kantoor waarmee je rechtstreeks in contact met je klanten staat. Dit houdt in dat alles wat plaatsvindt tussen je klant en jouw bedrijf je met CannonWorks regelt. Dit zijn o.a. aanvragen, offertes, facturen en alles voor je projecten zoals materialen en uren bijhouden, de planning en klantcontact. CannonWorks houdt daarmee de administratie van je projecten bij, oftewel de projectadministratie.

Een ERP-systeem oftewel complete bedrijfssoftware

Bedrijfssoftware waarmee je alles in je bedrijf regelt wordt ook wel een ERP-systeem genoemd (Enterprise Resource Planning) oftewel complete bedrijfssoftware. CannonWorks is er dus voor om alles van jouw projecten bij te houden en de beheersing van kosten. Dit houdt in dat uren, inkopen, inhuurkrachten en alles wat te maken heeft met kosten in CannonWorks bij een project wordt verzameld waardoor je inzicht krijgt in je projectadministratie. Het werken aan projecten doe je samen met medewerkers en inhuurkrachten.

Het boekhoudpakket zorg voor je belastingaangiftes en jaarcijfers

Het boekhoudpakket daarentegen wordt specifiek gebruikt door de boekhouder of accountant. Een boekhoudprogramma regelt de overkoepelende financiën van je bedrijf, dat zijn zaken die niet voor je personeel zomaar inzichtelijk zijn. Dit betreft de aangiftes van BTW, de jaarrekening, de opgave voor VPB en/of inkomstenbelasting. Het boekhoudpakket is dus een aanvulling op jouw bedrijfssoftware. Dit is de reden waarom je een koppeling met je boekhoudpakket kunt leggen.

De gewenste koppeling wordt niet ondersteund, wat nu?

We hebben koppelingen met de meest bekende boekhoudpakketten. We bieden deze koppelingen gratis aan. Nu kan het zijn dat de door jouw boekhouder gewenste koppeling er niet bij staat, de reden kan zijn dat een leverancier een bedrag voor een koppeling vraagt of dat voor een koppeling domweg niet voldoende vraag is. We hebben daarvoor een oplossing.

Geen koppeling? Dan doorsturen per e-mail

Als jouw gewenste koppeling er niet tussen staat, dan kun je ook instellen dat jouw administratie per e-mail automatisch wordt doorgestuurd naar jouw boekhouder. Elke verkoopfactuur, bonnetje of inkoopfactuur wordt dan automatisch doorgestuurd naar het e-mailadres dat je boekhouder heeft opgegeven of het boekhoudpakket waarnaartoe de informatie moet worden ge e-maild.

Verkoopfacturen

Het doorsturen van gegevens aan de boekhouding begint met de verkoopfacturen die je maakt in CannonWorks. Daarvoor gebruik je facturen in CannonWorks. Deze verkoopfacturen worden dan 1-op-1 overgenomen in het boekhoudpakket.

Inkoopfacturen en bonnetjes

Alle materialen die je inkoopt voor je projecten en andere kosten die je maakt kun je met CannonWorks automatisch verwerken (via onze scan-en herken) waardoor deze inkopen worden doorgestuurd naar de boekhouding.

Relatiegegevens

De relaties die beheer je in CannonWorks omdat je via deze weg in contact met jouw klanten staat. Met de boekhoudkoppeling worden de relatiegegevens automatisch overgebracht in het boekhoudpakket. Je hoeft dan niet op 2 plekken de relatie bij te houden, oftewel de debiteuren en crediteuren.

Zelf je boekhouding doen

Boekhouden is een vak en we adviseren altijd met klem om jouw boekhouding te laten verzorgen door iemand die verstand van zaken heeft en de juiste dingen op het juiste moment doet, dat kan een externe boekhouder zijn of iemand die je als boekhouder in dienst hebt van je bedrijf. Mocht je van mening zijn dat jij zelf de boekhouding voor jouw eigen bedrijf kunt verzorgen, dan kun je kiezen om zelf met 2 pakketten naast elkaar te werken of je maakt de keuze om de basisboekhouding dan wel met CannonWorks te doen.

Boekhouden met CannonWorks

Ondanks CannonWorks niet specifiek een boekhoudpakket is, kun je we de basisadministratie voor de BTW aangifte met CannonWorks regelen. Je hebt dan niet per se ook nog een apart boekhoudprogramma nodig. Wel adviseren we als je met een boekhouder gaat samenwerken dan alsnog een koppeling met de software van de boekhouder te leggen.

Stuur je facturen automatisch door vanuit je e-mailprogramma

Als je wilt dat alles helemaal automatisch gaat, stuur dan jouw inkoopfacturen door aan het door ons opgeven e-mailadres voor jouw account; {jouw kvk-nummer}-factuur@cannonworks.com. Wanneer je in jouw e-mailprogramma instelt dat je elke e-mail van jouw leveranciers doorstuurt naar dat e-mailadres, dan worden deze facturen automatisch in CannonWorks toegevoegd als conceptboeking.

En automatisch bijgewerkt in de boekhouding

Als je vervolgens de conceptboeking in CannonWorks oppakt en deze aan de juiste projecten toekent, dan wordt ook deze factuur automatisch doorgestuurd aan de boekhouding. Zo heb je zowel je projectadministratie als wel jouw boekhouding bijgewerkt.

De boekhoudkoppeling is geheel gratis

Een koppeling leggen met een boekhoudpakket is geheel gratis. Wel kan het zijn dat het CannonWorks-pakket dat je gebruikt niet beschikt over alle benodigde modules c.q. add-ons. In dat geval moet je checken of je het juiste pakket gebruikt en of je nog extra add-ons nodig hebt, zoals facturen, inkoop of een bankkoppeling.

Grootboeken instellen en koppelen

De grootboeknummers in het boekhoudpakket zijn bepalend. Je moet de nummers welke in het boekhoudpakket aanwezig zijn overnemen in CannonWorks. Dit kun je het beste doen door eerst een download te maken van het grootboekschema vanuit het boekhoudpakket. Daarna moet je die nummers overnemen in CannonWorks, dit werkt als volgt:

1. Klik op het bedrijfslogo (linksboven)
2. Het menu klapt open
3. Selecteer dan Boekhoudkoppeling rechtsbovenin de pagina
4. Controleer daar de grootboekrekeningen, BTW codes en eventuele dagboeken zoals die in jouw boekhoudpakket staan ingesteld

Inzicht krijgen in openstaande posten

In de software waar je dagelijks in werkt wil je natuurlijk op de hoogte zijn van wie wel en wie niet jouw facturen hebben betaald. Het beheer van de openstaande posten, oftewel het debiteurenbeheer vindt daarom voornamelijk plaats in CannonWorks. Om dit goed te kunnen bijhouden heb je een koppeling met de bank nodig. Dit is geen vereiste, want je kunt ook betalingen handmatig bijwerken of een MT-940 of CAMT.053 bestand die je vanuit je bank kunt downloaden en importeren. Een bankkoppeling kun je eenvoudig binnen CannonWorks leggen en is te vinden onderaan in het hoofdmenu.

Inkopen verwerken en betalen

Ook de openstaande posten van jouw inkopen, oftewel het crediteurenbeheer, kun je verwerken met de bankkoppeling. Je kunt hiermee jouw leveranciers rechtstreeks betalen. Ook kun je leveranciers betalen via een verzamelbetaling door een SEPA aan te maken, deze te exporteren en vervolgens te importeren in jouw bankomgeving. Een koppeling met de bank maakt het dan wel heel gemakkelijk om ook de betalingen aan leveranciers te doen en te volgen.

De bankkoppeling in CannonWorks

Wanneer de facturering plaatsvindt in CannonWorks, dan wil je natuurlijk graag weten welke facturen wel-en niet zijn betaald. Door in CannonWorks de koppeling te leggen met jouw bank zorg je ervoor dat iedere factuur automatisch wordt bijgewerkt in jouw account. Zo heb je altijd overzicht in openstaande posten.

De bankkoppeling in het boekhoudpakket

De bankkoppeling met het boekhoudpakket doet hetzelfde. Echter als via het boekhoudpakket de facturen worden bijgewerkt (openstaande posten debiteuren en crediteuren) wil dat niet altijd zeggen dat deze ook automatisch in CannonWorks worden bijgewerkt, want de meeste boekhoudpakketten bieden de betalingsgegevens niet in hun koppelingen, waardoor we niet alle data binnen krijgen. Zorg daarom altijd dat jouw CannonWorks-account gekoppeld is met jouw bank, dan weet je zeker dat betalingen worden bijgewerkt.

Een dubbele bankkoppeling

Een dubbele bankkoppeling ofwel een koppeling met de bank zowel via CannonWorks als ook via het boekhoudpakket kan natuurlijk gewoon. In dat geval heb je een dubbele controle over de openstaande betalingen en is dat veruit de beste optie om hiervoor te kiezen.

De boekhouding met terugwerkende kracht bijwerken

Wanneer je de koppeling legt met het boekhoudpakket, dan wordt er gevraagd of de boekhouding moet worden bijgewerkt vanaf het begin van dit jaar of dat je wilt starten vanaf vandaag. Wanneer je dat enkel vanaf een specifieke datum wilt hebben, dan kun je dat via onze helpdesk aangeven en stellen wij de gewenste datum voor je in.

Klanten kunnen de voortgang van hun project bijhouden

Jouw klanten kunnen inloggen op een eigen CannonWorks-klantomgeving specifiek voor hun adres. Jouw klant kan daar de zaken met jouw bedrijf rechtstreeks regelen, zoals offertes aanvragen, een opdracht geven en ook facturen inzien en betalen. Het is daarom van belang dat je de facturen aanbiedt vanuit CannonWorks, zodat je op 1 centrale plek de communicatie met jouw klant regelt. Als je dat niet via CannonWorks doet, dan kunnen klanten jouw factuur niet bij hun project opvragen.

Facturen zowel in CannonWorks als in de boekhouding

Jouw klanten kunnen dus geen facturen inzien en betalen via de CannonWorks-klantomgeving wanneer je op een andere wijze factureert zoals via een boekhoudprogramma. Zorg daarom dat je via CannonWorks factureert, dan kun je deze facturen rechtstreeks koppelen aan het boekhoudpakket en worden daar automatisch bijgewerkt. Als je de boekhoudkoppeling instelt, dan heb je het ook voor je boekhouder goed geregeld.

Overstappen van het ene naar het andere boekhoudpakket

Het is op zich geen probleem om over te stappen van het ene naar een ander boekhoudpakket. Als jouw boekhouder overstapt, dan kun je eenvoudig daarop aanschakelen. Wel moet je rekening houden met het feit dat wij niet voor alle boekhoudpakketten een integrale koppeling leveren, dus voordat je een keuze maakt, vraag dan eerst via onze helpdesk of het nieuw gekozen boekhoudpakket de gewenste integratie biedt.

CannonWorks regelt het relatiebeheer

Met CannonWorks regel je het klantcontact, dat doe je niet met een boekhoudprogramma, vandaar dat CannonWorks de relatiegegevens bijwerkt in het boekhoudprogramma. Op deze wijze zijn altijd de gegevens up-to-date.

Dubbelingen voorkomen

Je kunt heel eenvoudig dubbelingen voorkomen door ervoor te zorgen dat je de facturen en inkopen op een plek regelt en dat is de software die je dagelijkse werk regelt. Het boekhoudpakket wordt specifiek gebruikt waarvoor het bedoeld is en dat is het doen van aangiftes en opstellen van de jaarstukken.

Met een schone lei beginnen

Heb je een boekhoudpakket met veel relaties? Maak dan een nieuwe administratie aan en leg dan via CannonWorks de koppeling met dat nieuwe boekhoud-account. Je begint dan met een schone lei. Wij kunnen ervoor zorgen dat alle data vanuit CannonWorks met terugwerkende kracht wordt bijgewerkt in het boekhoudpakket.

De boekhouder kiest voor het gemak

Nu kan het zijn dat jouw boekhouder jou adviseert om alles met een boekhoudpakket te doen, dat is ook begrijpelijk en dit is waarom; Een boekhouder wil het liefst dat zo veel mogelijk via 1 route wordt geadministreerd omdat deze zo de meeste grip daarop heeft. Echter, de boekhouder kijkt vanuit het belang van de administratie en niet primair vanuit de bril van de ondernemer. Maak daarom de juiste keuze, hieronder leggen we uit waarom.

Als ondernemer heb je baat bij het contact met klanten en leveranciers

Als ondernemer liggen de belangen vaak ergens anders. Het contact met de klant en jouw leveranciers zorgen ervoor dat data wordt verzameld op projecten en dat je inzicht krijgt in de kosten die je per klant en/of per project maakt. Je wilt tenslotte voldoende kunnen factureren en zo zien of je per project voldoende overhoudt zodat je op de juiste wijze de kosten in de hand houd en op tijd kunt reageren zoals het herkennen van meerwerk of het bijsturen van het project.

Een gezamenlijk belang van de boekhouder en ondernemer

Het gezamenlijk belang van de boekhouder en ondernemer zit hem in het feit dat de onderneming gezond is en dat er inzicht is in waar kosten gemaakt worden en het geld wordt verdiend. Het is daarom van belang dat je met CannonWorks je dagelijkse werk en de projectadministratie doet zodat je als ondernemer overzicht en inzicht krijgt van je lopende zaken. 

Winst en verlies

De koppeling met de boekhouding zorgt ervoor dat je jouw boekhouder van de informatie gaat voorzien zodat deze persoon inzicht krijgt in de totale kostenstructuur en winst/en verlies. Het begint dus allemaal met sturing op kosten en opbrengsten van een project, vandaar dat je met CannonWorks je inkoop en facturering moet regelen en je vanuit CannonWorks een koppeling legt met de boekhouding om de benodigde informatie automatisch bij te werken.